¿Cómo ser exitoso al organizar un evento?

Hacer foros, fiestas de lanzamientos y cócteles se mantienen vigentes en la actualidad y es una buena estrategia de marketing cuando se aplica de forma correcta. Sigue leyendo para que sepas cómo ser exitoso al organizar un evento.

Un secreto: la única forma de que puedas ser exitoso al organizar un evento es poniéndole atención a los detalles y sobre todo a los pequeños detalles.

Más allá de los ponentes, el catering y el salón que siempre son muy importantes.

Debes estar atento a cosas como: la forma en la que se va a servir la comida, ¿habrá mesoneros o estará dispuesta en mesas?

Tampoco puedes olvidar si serán canapés que no necesitan platos o dispondrás de algunos para que lo asistente se sirvan.  ¿Habrá regalos o concursos para los asistentes?

No te olvides de si habrá invitados especiales o asistirá la prensa, dónde se van a ubicar.

Todo eso importa y es fundamental para determinar el éxito o no en la organización del evento.

Pero tranquilo, aquí te vamos a dar la información que necesitas.

En Jam Tech nos gusta servir de guía para los emprendedores y así cuando hagan el lanzamiento de su negocio consigas la repercusión que esperas.

Así puedes ser exitoso al organizar un evento

Paso 1: Qué es lo que quieres con el evento a realizar

Antes de ponerte a planificar el evento como tal, es importante que tengas definido qué es lo que quieres conseguir con él.

¿Vas a lanzar un producto, es el relanzamiento de tu local, quieres anunciar una expansión, darte a conocer a un nicho de mercado, acercamiento con la comunidad?

¿Qué es lo que quieres?

Cuando sabes esto te será más fácil “montar” todo lo que quieres.

De esta manera sabrás a qué personalidades vas a invitar,el público al que quieres atraer o los que quieres que te compren la entrada.

¿Es gratis o hay algún tipo de pago?

Todo eso cuenta y es importante que lo planifiques antes de que comiences a hacer los contactos y más. Así podrás definir qué actividades hacer para lograr el objetivo que quieres.

Paso 2: Conoce el presupuesto y la cantidad de personas a invitar

Antes de ponerte a planificar actividades, catering y demás tienes que pensar con cuánto dinero cuentas. De ello dependerá de todas las actividades que puedes realizar.

No siempre un gran presupuesto es sinónimo de éxito o uno corto de fracaso.

Lo importante es hacer un uso inteligente de cada centavo con el que cuentas.

Una vez que sepas eso, debes definir la cantidad de personas que van a estar invitadas. De ello dependerá la comida, sillas, el tamaño del salón.

Imagina que es un evento para 1.000 personas y reservaste uno con capacidad de menos de 500, será un caos.

A la par de eso también debe definir cuánto va a durar el evento y entre qué horas se va realizar. Es de 1 día o más.

De esto dependerá qué tipo de actividades puedes realizar, cuánta comida y de qué tipo vas a servir.

Paso 3: Busca aliados para tu evento

Cualquiera sea el evento que vayas a realizar puedes contactar a empresas que sean tus aliados o patrocinadores y que te ayudarán con el presupuesto.

Así podrás utilizar el dinero en las cosas que no vas a poder conseguir por medio de un intercambio. Por ejemplo puedes  hacerle publicidad a la empresa de catering a cambio de la comida y bebida que se va a servir.

Con el sonido, iluminación y hasta a decoración puedes hacer lo mismo. También puedes invitar a empresas a que tengan su stand en tu evento a cambio de que ofrezcan su servicio.

¿Quiénes pueden ser tus aliados?

Tus proveedores, empresas que sean complementarias ala tuya y así los dos tienen una relación ganar-ganar.

Ellos van a ganar visibilidad con tu evento y tú podrás conseguir el objetivo que quieres.

Paso 4: Garantiza buen sonido, iluminación y buena puesta en escena

Para poder tener una buena puesta en escena es primordial que cuentes con un sonido,iluminación y una decoración acorde con tu evento.

Contrata a empresas que se especialicen en ello y más importante aún realiza pruebas el día antes y horas antes del evento para comprobar que todo está bien, que no haya un cable dañado o cualquier desperfecto que entorpezca todo.

Paso 5: Delega funciones

Si quieres que tu evento triunfe una sola persona no puede estar a cargo de todo, porque sencillamente algo se le va a escapar.

Tiene que haber personas encargadas de cada área y que ellos le rindan cuentas al líder. En este caso puedes ser tú como el emprendedor o como la persona encargada de organizarlo todo.

Así evitas que el día del evento estés dando carreras por todos lados.

Por ejemplo: alguien debe encargarse de enviar las invitaciones, reservar todo para los invitados en caso de que vengan de otra ciudad o país, boletos de avión, hospedaje, comida, traslados y más.

También hacerle llegar la información a la prensa para que estén al tanto de tu evento, publicar en redes sociales, blogs relacionados en tu área. Debe haber una persona encargada para ello.

Paso 6: Siempre ten un plan B

Aunque quieras que todo funcione perfecto, siempre se va a presentar algún inconveniente y por eso debes tener todo con un plan B.

Una planta eléctrica por si se va la luz, un segundo o tercer micrófono por si falla el principal, algún proveedor de catering o hasta un poco de comida adicional por si llegan más personas de la planificada.

Siempre se puede presentar algún problema.

No te olvides de los profesionales

Si consideras que no tienes suficiente tiempo para organizar tú mismo el evento, lo mejor es que lo dejes en manos de los profesionales para que te ayuden a que todo sea un éxito.

Las personas expertas en montaje de eventos deben tener toda la información que hemos mencionado y luego te darás cuenta que todo saldrá perfecto.

Por supuesto es importante que como emprendedor le des la idea del evento, vigiles y monitorices que todo se realice como esperas.

Si eres un profesional en la organización de eventos debes siempre mantenerte al día en lo último sobre el tema.

La decoración que se está llevando, el tipo de comida que se estila, además de contar con unos proveedores que siempre te garanticen calidad, esa no se negocia.